Типовые решения

Сокращения:
АРМ – автоматизированное рабочее место;
ПО BACK-OFFICE – программное обеспечение, выполняющее все основные функции по количественно-суммовому учету товаров на торговом предприятии (от поступления товаров до формирования аналитических отчетов);
ПО FRONT-OFFICE – программное обеспечение, используемое при обслуживании клиента.

Исходя из сферы деятельности предприятия торговли, а также из особенностей учета на каждом конкретном предприятии, возможно множество вариантов систем автоматизации бизнес-процессов торгового предприятия. Однако, мы попробуем привести несколько ознакомительных не сложных примеров, являющихся типовыми для автоматизации определенных сфер деятельности предприятий.

1.1.1 Решение для кафе, баров, ресторанов

Предприятия торговли данной сферы деятельности можно классифицировать по типу обслуживания – предприятия ресторанного типа и бистро. На предприятиях ресторанного типа предусматривается наличие официантов и системы оформления предзаказа и гостевого счета, а также оплаты после получения услуги. Бистро предполагает немедленный расчет на кассовом узле при отпуске блюд клиенту. Кратко рассмотрим пример типового решение для более сложного варианта, т.е. для предприятия ресторанного типа (см. рисунок).

В данном типовом решении присутствуют 2-а зала обслуживания клиентов (Зал1 и Зал 2), горячая и холодная кухни, комната администрации. В первом зале располагается барная стойка на которой располагается АРМ Бармена, совмещенный с АРМ-ом официанта. Во втором зале располагается АРМ официанта. В качестве рабочих станций на рабочих местах официантов и бармена установлены сенсорные моноблоки. В комнате администратрации располагаются 2-а рабочих места – бухгалтера-калькулятора и администратора ресторана. В помещениях горячей и холодной кухни установлены по одному принтеру марок с подключенным к ним звонком. Все рабочие места объединены в единую локальную сеть.

Алгоритм работы данной автоматизированной системы следующий. Бухгалтер-калькулятор заносит в ПО BACK-OFFICE новые номенклатурные позиции (товары, заготовки, материалы), заносит калькуляционные карты, распечатывает технологические карты, заносит документы поступления товаров, материалов, заготовок. Администратор ресторана формирует меню блюд, задает розничную цену блюд и выгружает меню и клиентов из ПО BACK-OFFICE в ПО FRONT-OFFICE.

АРМ-ы бармена и официанта работают под управлением ПО FRONT-OFFICE. В течение рабочей смены официант принимает заказы клиентов и заносит их в ПО FRONT-OFFICE с любой станции официанта (каждый официант авторизуется под своим именем с помощью своей авторизационной карты). Заказ может быть оформлен на отдельный стол, а может быть разделен на несколько заказов между клиентами, находящимися за одним столом. При приеме заказа указываются все необходимые специфики (подать горячим, с лимоном, со льдом) и курс подачи блюд. По окончании ввода заказа распечатывается марка на кухню, где будут указаны заказанные блюда, специфики и курс подачи блюд. Перед расчетом с клиентом бармен со своего рабочего места распечатывает гостевой счет (пречек), где указываются все блюда заказа и их стоимость. Здесь же начисляется скидка для данного клиента (в ПО FRONT-OFFICE предусмотрены широкие возможности настройки системы дисконтирования – это и бонусы, и скидки на блюда, категории блюд, накопительная по карте клиента, на день рождения, праздники и т.д.). Официант вручает пречек клиенту и получает от него оплату наличным или безналичным расчетом. Бармен на своем рабочем месте проводит оплату и закрывает заказ.

При завершении рабочей смены бармен (или администратор) выполняет в ПО FRONT-OFFICE процедуру закрытия смены. Администратор ресторана со своего рабочего места делает загрузку результатов продаж за день (или за другой период) из ПО FRONT-OFFICE в ПО BACK-OFFICE. Происходит корректировка остатка блюд, материалов и товаров в ПО BACK-OFFICE.
ПО BACK-OFFICE имеет возможность автоматического формирования декларации по розничному обороту алкогольной продукции.
Для анализа деятельности ресторана администратор ресторана может использовать ряд аналитических отчетов, входящих в состав ПО BACK-OFFICE.

1.1.2 Решение для кафе, баров, ресторанов (бюджетный вариант)

Данный вариант может применяться в небольших кафе, где не предусматривается производство блюд (или предусматривается в будущем). Данное решение отличается простотой ведения учета, высокой скоростью внедрения и не большими денежными затратами. Решение в последствии может быть модернизировано до более полного (с возможностью производства блюд).

Предполагается, что в кафе имеется один стационарный автоматизированный узел – это место бармена и один мобильный автоматизированный узел – рабочее место администратора. На месте бармена происходит оформление заказа (по данным, предоставляемым официантами), расчета с клиентом, распечатка марки для кухни, гостевого счета клиента, кассового чека.

Для учета остатков товаров используется программа, установленная на отдельном компьютере-ноутбуке. На данном автоматизированном месте происходит пополнение справочника товаров и блюд, установка цен товаров и блюд, оприходование товаров и списание по результатам продаж. При этом, данное рабочее место является мобильным и может располагаться не в кафе. Выгрузка справочника товаров и цен с ноутбука в автоматизированное место бармена происходит через флэш-карту или по беспроводной сети. Также, через флэш-карту, происходит обмен данными о продажах между компьютером бармена и ноутбуком.

1.2.1 Решение для розничных магазинов

Данное решение представляет собой бюджетный вариант, в котором для расчетно-кассового узла используется оборудование с невысокими техническими характеристиками. Также, в комплект данного оборудования входит упращенная версия ПО FRONT-OFFICE и BACK-OFFICE. Данное решение может быть применено в небольших продуктовых магазинах, бутиках, зоомагазинах и т.д.. Основным требованием данной системы является небольшой ассортимент товаров (5000 - 8000), невысокая плотность продаж. Учет в BACK-OFFICE ведется на одном компьютере (зачастую используется NOTEBOOK).
В данном примере типового решения используется 1-ин расчетно-кассовый узел (при необходимости можно нарастить систему до нескольких узлов), на котором установлено ПО FRONT-OFFICE. ПО BACK-OFFICE установлено на компьютере администратора магазина.

Алгоритм работы такой системы следующий. Администратор магазина (или товаровед) заводит номенклатуру товаров, приходные накладные в базу ПО BACK-OFFICE, устанавливает там розничную цену на товары, распечатывает ценники и штрих-этикетки на товары. Периодически (после занесения в базу ПО BACK-OFFICE новых товаров или после переоценки товаров) администратор магазина выполняет выгрузку товаров и цен на расчетно-кассовый узел.

На расчетно-кассовом узле проводятся операции по регистрации розничных продаж (по коду, штрих коду или подбором товаров по справочнику).

Администратор магазина периодически (1 раз в день, 1 раз в несколько дней) считывает (импортирует) данные из расчетно-кассового узла в базу ПО BACK-OFFICE, где автоматически формируется отчет по продажам и происходит коррекция остатка товаров на складе.

Для выявления краж товаров, пересортицы в ПО BACK-OFFICE предусмотрен удобный механизм проведения инвентаризации, которая может проводиться как в ручном режиме, так и с помощью терминала сбора данных.

В любой момент времени администратор магазина имеет возможность сформировать ряд аналитических отчетов, для анализа деятельности предприятия в различных разрезах.

1.2.2 Решение для больших магазинов

Данное решение отличается от предыдущего наличием нескольких высокопроизводительных расчетно-кассовых узлов (в данном примере 4), нескольких мест товароведов (в данном примере 2), рабочих мест бухгалтера и управляющего магазином, более широким набором подключенного торгового оборудования (в данном примере добавлен терминал сбора данных). Данное решение предполагает высокую пропускную способность и использование широкого набора торгового оборудования (весов, терминалов сбора данных). В решении заложена версия ПО BACK-OFFICE с расширенными возможностями товароучета, позволяющая работать в одной базе нескольким пользователям (в данном примере в ПО BACK-OFFICE работают только 2-а товароведа). Также, в данной версии ПО BACK-OFFICE расширен список готовых аналитических отчетов, имеется возможность формирования алкогольной декларации. При необходимости может быть установлена версия ПО с поддержкой производства (предусматривается комплектация и разукомплектация). Для работы бухгалтера предусмотрено ПО 1С: Бухгалтерия 8.

1.2.3 Примеры отчетов

Ниже представлены примеры некоторых видов отчетов, формируемых в ПО BACK-OFFICE.