Электронный документооборот (ЭДО)
Электронный документооборот (ЭДО) – это система для обмена юридически значимыми электронными документами по защищенным каналам связи через интернет, без применения бумажных носителей.
ЭДО можно применять как для взаимодействия с контрагентами, так и для обмена документами внутри компании.
Использование ЭДО оптимизирует и автоматизирует значительную часть процессов, тем самым ускоряя работу с документами.
Обмен документами через ЭДО не сложнее, чем привычный обмен бумажными документами или общение по электронной почте.
Перейти на ЭДО может любая компания, необходимо лишь получить электронную цифровую подпись (ЭЦП).
Электронный документ - это файл, заверенный электронной подписью. Его не нужно распечатывать. Он признаётся юридически значимым оригиналом.
Оператор ЭДО - это организация, которая обеспечивает защищённую систему хранения и передачи данных. Требования к таким организациям зафиксированы в Приказе ФНС России от 08.06.2021 N ЕД-7-26/546@ «Об утверждении Требований к оператору электронного документооборота».
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — это уникальная комбинация знаков, которая служит эквивалентом обычной подписи на бумаге. ЭЦП бывает простой, неквалифицированной и квалифицированной. Каждый вид электронной подписи отличается уровнем защиты и юридической значимостью, для применения в различных ситуациях.
Электронная подпись является эквивалентом подписи от руки, с помощью которого подтверждается авторство электронных документов. Чтобы цифровой документ обладал той же юридической силой, что и бумажный, он должен быть подписан ЭП.
Кому необходим ЭДО уже сейчас
- Организациям, продающим маркированные товары и взаимодействующим с системой «Честный ЗНАК».
Это товары, пользующиеся массовым спросом: табак, обувь, лекарства, шины, духи, фотокамеры, шубы, текстиль, молочная продукция, упакованная вода и т. п. Не за горами то время, когда большинство товаров станут маркированными. Получить УПД по маркированной продукции можно только в электронном виде.
- Тем, кто продает товары животного происхождения - мясо, птицу, рыбу и т.п., необходимо использовать электронные ветеринарные сопроводительные документы.
Для работы с такой продукцией предназначена специальная система Меркурий.
- Система контроля прослеживаемости товаров тоже без ЭДО невозможна. Да, она пока только развивается, и далеко не все товары, партии которых подпадают под контроль, пользуются широким спросом у населения - разве что холодильники, детские коляски, кресла безопасности, - но этот перечень совершенно точно будет расширяться.
- Участие в закупках тоже требует наличия ЭДО.
Пусть пока жестко обязательность электронного документооборота не прописана, но к примеру, пользователи площадок сталкиваются с тем, что документы об оказанных услугах и комиссиях (например, комиссии от суммы выигранного аукциона) кроме как через ЭДО им не получить. Либо нужно прибыть за документами непосредственно к контрагенту.
- Сейчас действует проект по работе с КЭДО (кадровый электронный документооборот), он действует до середины ноября. Затем планируется, что изменения, касающиеся КЭДО, внесут в Трудовой кодекс.
- Компаниям со среднесписочным количеством сотрудников свыше 10 человек – для отправки отчётности в ПФР и ФСС;
Кому рекомендуется перейти на ЭДО в ближайшее время
- Компаниям, использующим в работе транспортные накладные, сопроводительные ведомости, счета-фактуры и заказ-наряды – в планах ФНС к 2024 году в электронный вид должны быть переведено 95% счетов-фактур и 70% транспортных и товарных накладных.
Преимущества ЭДО
Как правило, считается, что он надежнее и дешевле.
Давайте разбираться:
- А так надежны ли бумажные документы, которые рвутся, теряются, сгорают, выцветают, не доходят по почте и т.п. Бесспорно, в некоторых случаях бумага по-прежнему незаменима – например, в отношениях с контролирующими органами, — но бумажную версию при наличии электронной всегда можно изготовить. Это не довод в пользу 100% бумажного документооборота.
- Тезис о «дешевизне» тоже весьма сомнителен, учитывая расходы на распечатку, рассылку, курьерские услуги, администрирование всего процесса и рабочее время сотрудников.
По оценке ФНС, переход на ЭДО должен обеспечить предпринимателям экономию в триллионы рублей.
Конечно, все познается в сравнении, и кто-то может сказать, что ЭДО не дешевле “бумаги”. Однако у операторов ЭДО всегда есть выбор тарифов, с подходящими вариантами под потребности бизнеса.
Например, сервис ЭДО от компании «Такском» будет от 1000 руб/год, включая:
1. Выберите оператора ЭДО.
Чтобы выбрать надежного оператора ЭДО, воспользуйтесь списком операторов федерального уровня на сайте ФНС.
2. Приобретите электронную подпись. Если вы планируете внедрять ЭДО не только для внешнего документооборота, но и для внутреннего, позаботьтесь об электронных подписях для сотрудников.
ЭЦП бывают трёх видов:
Подробно опишите, какие документы будут оформляться электронно, какой тип подписи планируется использовать, какое право подписи будет у сотрудников разных должностей, каков порядок взаимодействия с контрагентами и контролирующими органами.
4. Составьте регламент по работе с электронным документооборотом.
В положении об электронном документообороте отразите роль и ответственность каждого сотрудника, разработайте этапы и маршруты согласования и подписания документов. Впоследствии положение об ЭДО станет основой для технического задания оператору ЭДО.
5. Выберите техническое решение у своего оператора ЭДО: веб-версию или интегрированное ПО. Каждый вариант имеет свои плюсы:
- Веб-клиент – это самый простой вариант, при котором не нужно ничего устанавливать дополнительно. Вы просто регистрируетесь у своего оператора ЭДО, заводите личный кабинет, добавляете своих сотрудников и указываете их права подписи. С веб-версией можно работать с любого устройства. Это удобный вариант для небольших компаний, где объём документооборота невысок.
- Интегрированное решение – возможность работать в привычном интерфейсе для ведения бухгалтерии, кадрового и складского учёта, создания отчётности – SAP, Oracle, SDK, API. Выбранное ПО от оператора ЭДО интегрируется с уже имеющейся системой и обеспечивает не только внешний, но и внутренний документооборот: организация совместного доступа к документам; формирование заданий и планов; определение маршрутов согласования, редактирования и подписания документов; сканирование, распознавание, хранение и поиск бумажных документов; создание единой базы документов организации; делегирование и контроль задач.
6. Заключите договор с оператором ЭДО и выберете тарифный план.
7. Договоритесь с контрагентами об использовании ЭДО.
Подпишите дополнительные соглашения с контрагентами об использовании ЭДО в работе.
Этапы работы в ЭДО при обмене электронными документами между контрагентами:
1. Оба контрагента заключают договор с оператором ЭДО и настраивают систему.
2. Создаёте (или загружаете готовый) документ в системе.
Как заполнить электронный документ зависит от используемого вами софта. Многие ЭДО-программы обладают готовыми формами и форматами – заполнять документы можно прямо в интерфейсе программ. Также создателями софта предусмотрена возможность отправлять электронные документы, созданные в других привычных программах и форматах, например, Word, Excel.
3. Заверяете документ своей ЭЦП и отправляете контрагенту.
5. Контрагент моментально получает документ в личном кабинете ЭДО, открывает его, проверяет и, если все устраивает, подписывает его своей ЭЦП.
6. Вы получаете уведомление о подписании и сам документ, имеющий точно такую же юридическую силу, как если бы вы подписывали его вручную и заверяли печатями.
В программе видны все передвижения документа, просматривался ли он, какие правки вносились.
Через систему ЭДО можно передавать разнообразные документы: договоры, акты, счёт-фактуры, отчёты, приказы, заявления и многое другое.
---------------------------------------
Предлагаем вам заключить договор с оператором "ТАКСКОМ".
Такском — один из крупнейших разработчиков сервисов для бизнеса в России.
Компания является первым оператором электронной отчетности и основоположником обмена электронными документами в стране.
Также компания «Такском» является не только оператором и разработчиком программного обеспечения для интернет-обмена документами, но и аккредитованным удостоверяющим центром оформления электронных подписей.
Более 20 лет компания разрабатывает и внедряет сервисы электронного документооборота. Сейчас в экосистеме продуктов для бизнеса Такском есть современные сервисы электронной отчётности, решения для ЭДО, маркировки, прослеживаемости, ОФД, сервис проверки контрагентов, а также электронные подписи для физических и юридических лиц.
Не знаете с чего начать?
Готовое комплексное решение «ЭДО под ключ» - 6200 р. /8100 р.:
- Такском-Файлер и пакет 200 отправок - 2000 р.
- USB-токен - от 2000 р.
- Электронная подпись для корпоративных систем ЭДО - от 1000 р.
- КриптоПро CSP лицензия - 1100 р.
- Консультация по настройке рабочего места - 2000 р.
ЭДО можно применять как для взаимодействия с контрагентами, так и для обмена документами внутри компании.
Использование ЭДО оптимизирует и автоматизирует значительную часть процессов, тем самым ускоряя работу с документами.
Обмен документами через ЭДО не сложнее, чем привычный обмен бумажными документами или общение по электронной почте.
Перейти на ЭДО может любая компания, необходимо лишь получить электронную цифровую подпись (ЭЦП).
Электронный документ - это файл, заверенный электронной подписью. Его не нужно распечатывать. Он признаётся юридически значимым оригиналом.
Оператор ЭДО - это организация, которая обеспечивает защищённую систему хранения и передачи данных. Требования к таким организациям зафиксированы в Приказе ФНС России от 08.06.2021 N ЕД-7-26/546@ «Об утверждении Требований к оператору электронного документооборота».
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — это уникальная комбинация знаков, которая служит эквивалентом обычной подписи на бумаге. ЭЦП бывает простой, неквалифицированной и квалифицированной. Каждый вид электронной подписи отличается уровнем защиты и юридической значимостью, для применения в различных ситуациях.
Электронная подпись является эквивалентом подписи от руки, с помощью которого подтверждается авторство электронных документов. Чтобы цифровой документ обладал той же юридической силой, что и бумажный, он должен быть подписан ЭП.
Кому необходим ЭДО уже сейчас
- Организациям, продающим маркированные товары и взаимодействующим с системой «Честный ЗНАК».
Это товары, пользующиеся массовым спросом: табак, обувь, лекарства, шины, духи, фотокамеры, шубы, текстиль, молочная продукция, упакованная вода и т. п. Не за горами то время, когда большинство товаров станут маркированными. Получить УПД по маркированной продукции можно только в электронном виде.
- Тем, кто продает товары животного происхождения - мясо, птицу, рыбу и т.п., необходимо использовать электронные ветеринарные сопроводительные документы.
Для работы с такой продукцией предназначена специальная система Меркурий.
- Система контроля прослеживаемости товаров тоже без ЭДО невозможна. Да, она пока только развивается, и далеко не все товары, партии которых подпадают под контроль, пользуются широким спросом у населения - разве что холодильники, детские коляски, кресла безопасности, - но этот перечень совершенно точно будет расширяться.
- Участие в закупках тоже требует наличия ЭДО.
Пусть пока жестко обязательность электронного документооборота не прописана, но к примеру, пользователи площадок сталкиваются с тем, что документы об оказанных услугах и комиссиях (например, комиссии от суммы выигранного аукциона) кроме как через ЭДО им не получить. Либо нужно прибыть за документами непосредственно к контрагенту.
- Сейчас действует проект по работе с КЭДО (кадровый электронный документооборот), он действует до середины ноября. Затем планируется, что изменения, касающиеся КЭДО, внесут в Трудовой кодекс.
- Компаниям со среднесписочным количеством сотрудников свыше 10 человек – для отправки отчётности в ПФР и ФСС;
Кому рекомендуется перейти на ЭДО в ближайшее время
- Компаниям, использующим в работе транспортные накладные, сопроводительные ведомости, счета-фактуры и заказ-наряды – в планах ФНС к 2024 году в электронный вид должны быть переведено 95% счетов-фактур и 70% транспортных и товарных накладных.
Преимущества ЭДО
- Электронные документы проще подписывать и хранить
- Мгновенный обмен юридически значимыми и коммерческими документами;
- Доставка намного дешевле и занимает секунды;
- Ускорение рабочих процессов - создания, редактирования, согласования и подписания документов;
- Документы всегда «под рукой» - электронный архив всех документов с простым поиском по нему;
- Простое взаимодействие с госорганами и контрагентами.
Как правило, считается, что он надежнее и дешевле.
Давайте разбираться:
- А так надежны ли бумажные документы, которые рвутся, теряются, сгорают, выцветают, не доходят по почте и т.п. Бесспорно, в некоторых случаях бумага по-прежнему незаменима – например, в отношениях с контролирующими органами, — но бумажную версию при наличии электронной всегда можно изготовить. Это не довод в пользу 100% бумажного документооборота.
- Тезис о «дешевизне» тоже весьма сомнителен, учитывая расходы на распечатку, рассылку, курьерские услуги, администрирование всего процесса и рабочее время сотрудников.
По оценке ФНС, переход на ЭДО должен обеспечить предпринимателям экономию в триллионы рублей.
Конечно, все познается в сравнении, и кто-то может сказать, что ЭДО не дешевле “бумаги”. Однако у операторов ЭДО всегда есть выбор тарифов, с подходящими вариантами под потребности бизнеса.
Например, сервис ЭДО от компании «Такском» будет от 1000 руб/год, включая:
- Консультацию и техподдержку 24/7;
- Роуминг со всеми ведущими операторами ЭДО;
- Работу с электронной подписью любого УЦ;
- Отправка документов в «Честный ЗНАК»;
- Отправка документов в систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД);
- Несгораемые пакеты отправок;
- Работа с неограниченным количеством входящих документов.
1. Выберите оператора ЭДО.
Чтобы выбрать надежного оператора ЭДО, воспользуйтесь списком операторов федерального уровня на сайте ФНС.
2. Приобретите электронную подпись. Если вы планируете внедрять ЭДО не только для внешнего документооборота, но и для внутреннего, позаботьтесь об электронных подписях для сотрудников.
ЭЦП бывают трёх видов:
- Простая электронная подпись используется на сайтах и в приложениях. Она выглядит или как цифровой код, который пользователь получает в смс и вводит для подтверждения операции, или как логин и пароль для входа в личный кабинет. Такую подпись применяют, например, когда нужно направить электронное заявление в полицию, оплатить услуги ЖКХ или оформить кредитную карту.
- Усиленная неквалифицированная подпись (УНП) зашифрована и имеет закрытый и открытый ключи. При помощи первого создаётся подпись, второй помогает адресату проверить её подлинность и обнаружить изменения в документе после подписания. Ключи хранятся на флешке или USB-токене. Такой подписью обычно заверяют документы, не требующие печати, например некоторые виды договоров, бухгалтерскую отчётность и налоговые декларации.
- Усиленная квалифицированная подпись (УКП) защищена шифром, одобренным ФСБ. Подпись и сертификат ключа выдают удостоверяющие центры, аккредитованные Минкомсвязи РФ. УКП подходит для работы с порталом госуслуг, Системой межведомственного электронного взаимодействия, сдачи отчётности в налоговую и другие госорганы, отправки банковских документов и т. д.
Подробно опишите, какие документы будут оформляться электронно, какой тип подписи планируется использовать, какое право подписи будет у сотрудников разных должностей, каков порядок взаимодействия с контрагентами и контролирующими органами.
4. Составьте регламент по работе с электронным документооборотом.
В положении об электронном документообороте отразите роль и ответственность каждого сотрудника, разработайте этапы и маршруты согласования и подписания документов. Впоследствии положение об ЭДО станет основой для технического задания оператору ЭДО.
5. Выберите техническое решение у своего оператора ЭДО: веб-версию или интегрированное ПО. Каждый вариант имеет свои плюсы:
- Веб-клиент – это самый простой вариант, при котором не нужно ничего устанавливать дополнительно. Вы просто регистрируетесь у своего оператора ЭДО, заводите личный кабинет, добавляете своих сотрудников и указываете их права подписи. С веб-версией можно работать с любого устройства. Это удобный вариант для небольших компаний, где объём документооборота невысок.
- Интегрированное решение – возможность работать в привычном интерфейсе для ведения бухгалтерии, кадрового и складского учёта, создания отчётности – SAP, Oracle, SDK, API. Выбранное ПО от оператора ЭДО интегрируется с уже имеющейся системой и обеспечивает не только внешний, но и внутренний документооборот: организация совместного доступа к документам; формирование заданий и планов; определение маршрутов согласования, редактирования и подписания документов; сканирование, распознавание, хранение и поиск бумажных документов; создание единой базы документов организации; делегирование и контроль задач.
6. Заключите договор с оператором ЭДО и выберете тарифный план.
7. Договоритесь с контрагентами об использовании ЭДО.
Подпишите дополнительные соглашения с контрагентами об использовании ЭДО в работе.
Этапы работы в ЭДО при обмене электронными документами между контрагентами:
1. Оба контрагента заключают договор с оператором ЭДО и настраивают систему.
2. Создаёте (или загружаете готовый) документ в системе.
Как заполнить электронный документ зависит от используемого вами софта. Многие ЭДО-программы обладают готовыми формами и форматами – заполнять документы можно прямо в интерфейсе программ. Также создателями софта предусмотрена возможность отправлять электронные документы, созданные в других привычных программах и форматах, например, Word, Excel.
3. Заверяете документ своей ЭЦП и отправляете контрагенту.
5. Контрагент моментально получает документ в личном кабинете ЭДО, открывает его, проверяет и, если все устраивает, подписывает его своей ЭЦП.
6. Вы получаете уведомление о подписании и сам документ, имеющий точно такую же юридическую силу, как если бы вы подписывали его вручную и заверяли печатями.
В программе видны все передвижения документа, просматривался ли он, какие правки вносились.
Через систему ЭДО можно передавать разнообразные документы: договоры, акты, счёт-фактуры, отчёты, приказы, заявления и многое другое.
---------------------------------------
Предлагаем вам заключить договор с оператором "ТАКСКОМ".
Такском — один из крупнейших разработчиков сервисов для бизнеса в России.
Компания является первым оператором электронной отчетности и основоположником обмена электронными документами в стране.
Также компания «Такском» является не только оператором и разработчиком программного обеспечения для интернет-обмена документами, но и аккредитованным удостоверяющим центром оформления электронных подписей.
Более 20 лет компания разрабатывает и внедряет сервисы электронного документооборота. Сейчас в экосистеме продуктов для бизнеса Такском есть современные сервисы электронной отчётности, решения для ЭДО, маркировки, прослеживаемости, ОФД, сервис проверки контрагентов, а также электронные подписи для физических и юридических лиц.
Не знаете с чего начать?
Готовое комплексное решение «ЭДО под ключ» - 6200 р. /
- Такском-Файлер и пакет 200 отправок - 2000 р.
- USB-токен - от 2000 р.
- Электронная подпись для корпоративных систем ЭДО - от 1000 р.
- КриптоПро CSP лицензия - 1100 р.
- Консультация по настройке рабочего места - 2000 р.
- Комментарии
Загрузка комментариев...
